Kassenpflicht ab 2028 für Handwerker

Wer ist betroffen?

Nach dem Regierungsentwurf müssen zwei Bedingungen zusammenkommen:

• Gesamtumsatz über 100.000 € im Jahr. Dazu zählen alle Umsätze, also auch Überweisungen und Kartenzahlungen. Bestimmte steuerfreie Umsätze werden nicht mitgerechnet.
• Mindestens 12.000 € Bareinnahmen im Jahr. Hier zählt nur echtes Bargeld.

Bei Betrieben mit Laden und Laufkundschaft, etwa Bäckereien, Fleischereien oder Friseursalons, dürften beide Grenzen oft erreicht sein. Bau- und Ausbaugewerke, die ihre Aufträge per Rechnung abrechnen, bleiben dagegen häufig unter der Bargrenze.

Ab wann gilt die Pflicht?

• Grenzen schon 2026 überschritten: Pflicht ab dem 1. Januar 2028.
• Grenzen erstmals 2027 überschritten: Pflicht ab dem 1. Juli 2028.
• Grenzen erst 2028 oder später überschritten: Pflicht ab dem 1. Juli des Folgejahres.

Die Pflicht endet erst, wenn die Voraussetzungen zwei Kalenderjahre hintereinander nicht mehr erfüllt sind.

Was muss die Kasse können?

• Es muss ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) sein.
• Ab 2028 soll der Kassenbon digital bereitgestellt werden, zum Beispiel per QR-Code. Die Pflicht zum Papierbon soll entfallen.
• Für Prüfungen durch das Finanzamt sollte die Kasse die Daten im vorgeschriebenen Exportformat (DSFinV-K) ausgeben können.

Was kostet das?

In der Gesetzesbegründung rechnet die Bundesregierung mit rund 100 € für eine Cloud-Kasse auf dem Smartphone und 400 bis 600 € für eine stationäre Kasse. Wirtschaftsverbände halten das für deutlich zu niedrig: Sie nennen im Schnitt rund 3.500 € pro Kasse, bei Kassen mit angeschlossener Waage sogar bis zu 6.500 €. Dazu kommen bei vielen Anbietern monatliche Gebühren für Software und TSE.

Was sagt das Handwerk?

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) kritisiert die Kassenpflicht als Vertrauensbruch und zusätzliche Belastung für die Betriebe. Den in der Gesetzesbegründung angesetzten Aufwand hält der Verband für unrealistisch. Bundestag und Bundesrat müssen dem Gesetz noch zustimmen, Änderungen sind also möglich.

Was du jetzt tun kannst

• Ermittle deine Bareinnahmen für 2026, zum Beispiel aus dem Kassenbuch. Davon hängt ab, ob du schon ab Januar 2028 betroffen wärst.
• Sprich mit deiner Steuerberatung über die genaue Berechnung des Gesamtumsatzes.
• Wenn du ohnehin eine neue Kasse brauchst, achte auf TSE und digitale Belege.
• Wenn die Pflicht für dich eine besondere Härte wäre, kann das Finanzamt im Einzelfall befreien.